Aumente as chances de sucesso quando for implantar um sistema de gerenciamento de documentos na sua empresa, orientando-se por esses sete pontos chave. Esta abordagem lhe ajudará a definir suas metas e lhe dará uma grande vantagem, mostrando como aplicar as Melhores Práticas em seu negócio.
1. Definir as metas e criar as métricas
O primeiro passo é definir as metas e determinar como medir seu progresso. É importante ser específico, nesse aspecto. Você está tentando ajudar os usuários a encontrar documentos mais rapidamente? Economizar nos custos de armazenamento de documentos? Melhorar a colaboração?
Antes de implementar sua solução de gerenciamento de documentos, especifique as metas e os principais indicadores de desempenho, os famosos (KPIs), que você usará para medir o progresso em direção aos seus objetivos e definir uma linha de base para que você possa comparar com seu processo existente. Por exemplo: você pode saber que leva 4 dias para processar um ciclo de faturamento com seu processo atual e descobrir que leva apenas meio dia, após usar o gerenciamento de documentos digitais por um mês. Compartilhar esses sucessos mensuráveis com seus colegas é uma maneira excelente de mostrar o valor do projeto e incentivar a adoção do usuário conforme você avança. 2. Priorizar processos e sistemas de negócios para automatizar
Os processos automatizados reduzem o tempo e o esforço dos funcionários, o que acaba reduzindo os custos para a sua empresa. Certifique-se de priorizar os esforços de automação, para se concentrar nos processos que são essenciais para os negócios e alinhar seus objetivos. Você pode querer acelerar o processamento de pedidos, melhorar os tempos de resposta do atendimento ao cliente ou, através da integração ao seu sistema de RH, obter mais controle sobre os documentos de pessoas e de processos como recrutamento, contratação, onboarding e demissão. Por exemplo: um fabricante decide usar o gerenciamento de documentos para responder mais rapidamente quando os clientes perguntaram sobre os detalhes técnicos relacionados aos seus pedidos. Antes de automatizar esse processo, o tempo médio de resposta era de 6 a 10 horas, dependendo se o pedido foi armazenado no local ou teve que ser recuperado de um local de armazenamento externo. Após a automação com o gerenciamento de documentos digitais, o fabricante descobre que reduziu o tempo médio de resposta para menos de 30 segundos.
3. Melhorar os processos baseados em papel em vez de simplesmente copiá-los
Muitas empresas cometem o erro de tentar replicar seus processos baseados em papel em um contexto digital, ao invés de aproveitar a oportunidade para eliminar etapas extras. Ao configurar processos digitais, pergunte-se por que você seguiu um determinado procedimento no passado e se essas ações são necessárias neste novo contexto.
A experiência de uma agência do governo estadual é um bom exemplo. A agência queria converter seu processo de aprovação de compra em um fluxo de trabalho digital. No início, reproduzia o processo em papel, que contava com o assistente da controladoria para coletar e encaminhar as aprovações em todas as etapas. Ao incorporar regras de negócios em seu sistema de gerenciamento de documentos, a agência foi capaz de encaminhar faturas para aprovação sem um aprovador em cada etapa.
4. Capture o conteúdo próximo ao ponto de origem
Estabeleça a captura de documentos o mais próximo possível da origem, para economizar tempo e melhorar a qualidade dos dados. Além dos scanners, ferramentas como impressoras virtuais e formulários eletrônicos são ótimos exemplos para atingir estes objetivos, ainda mais quando tratamos de documentos nato digitais. As impressoras virtuais permitem que você salve documentos diretamente em seu sistema de gerenciamento de documentos, sem imprimi-los em papel para depois ter que digitalizá-los. Já os formulários eletrônicos, permitem que você extraia dados automaticamente dos campos preenchidos, reduzindo a digitação manual. Esses e-forms simplificam, melhoram e aceleram a coleta de dados. Além de estarem instantaneamente disponíveis para qualquer pessoa, em qualquer dispositivo, os formulários fornecem estrutura aos dados, de modo que podem ser usados para automatizar o fluxo de informações.
Também é importante poder compartilhar dados com seu ERP, CRM ou outro software de negócios. Quando sua solução de gerenciamento de documentos e outros sistemas podem “falar” uns com os outros, recuperar dados e compartilhá-los entre os sistemas mantém as informações de negócios sincronizadas.
5. Certifique-se de que a interface do usuário seja direta e intuitiva
Você deseja que os usuários entrem no sistema, obtenham o que precisam e saiam com o mínimo de cliques e etapas possíveis. Os sistemas de gerenciamento de documentos são projetados para resolver muitos problemas diferentes, mas todos os recursos não devem ser exibidos na tela de cada usuário. Um bom sistema permite que administradores e usuários vejam apenas os elementos de que cada usuário precisa para realizar uma tarefa. Com uma interface clean, é mais fácil para uma pessoa realizar suas tarefas, sem confundi-la ou sobrecarregá-la com detalhes irrelevantes. 6. Aproveite os benefícios da nuvem
Usando sistemas locais, a tecnologia de armazenamento e rede são instalados nas quatro paredes de sua empresa ou data center. Ativos físicos como servidores, roteadores e discos rígidos são adquiridos, instalados e, finalmente, substituídos. Eles exigem manutenção, atualizações, integrações e monitoramento de segurança caros e demorados. Além disso, os provedores de serviços em nuvem assumem a responsabilidade por atualizações do sistema e patches de segurança, permitindo que você amplie sua solução sem recursos de TI adicionais. Os funcionários, especialmente aqueles que trabalham remotamente, também se beneficiam significativamente, porque os negócios baseados na nuvem operam de modo que eles podem trabalhar de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, a qualquer hora. Com a nuvem, todo o modelo de despesas é invertido: as assinaturas de serviços podem ser categorizadas como despesas operacionais, em vez de despesas de investimento de capital. É por isso que, do ponto de vista puramente orçamentário, a nuvem faz muito sentido.
7. Consiga fazer um teste piloto da solução
Poder realizar um teste piloto com o software é melhor do que qualquer apresentação sobre como ele funciona na teoria. Uma experiência prática é uma ótima maneira de começar. Você pode desenvolver uma melhor compreensão do gerenciamento de documentos fazendo um upload de seus próprios documentos e usando a expertise da equipe de suporte da MGS, que possui certificação internacional e grande experiência adquirida com o fornecimento de soluções para diversos segmentos de negócios, como saúde, ensino, varejo, governo, entre outros.
Se você deseja obter o máximo proveito de um sistema de gerenciamento de documentos eficaz, a atenção a esses sete pontos chave é essencial.
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