Como reduzir os custos do faturamento e aumentar a produtividade

Em tempos de crise, além de manter as vendas, é preciso criar maneiras criativas para gerar resultado. Reduzir despesas é a maneira mais lógica para isto acontecer. Mas, às vezes, é preciso investir para reduzir despesas.














A busca da eficiência no uso dos recursos financeiros não é novidade para um gestor. Quando ocorre um evento como o que estamos vivendo, se torna ainda mais importante buscar alternativas para maximizar os resultados. Tanto através da economia dos recursos financeiros à disposição, quanto através da melhoria dos resultados operacionais. Falando de forma mais específica sobre a área de faturamento, vamos conversar um pouco sobre oportunidades para melhorar os resultados obtidos nesta área, visto que, embora ela não seja uma área fim, ela está diretamente ligada à geração de caixa da empresa e portanto, deve merecer total atenção, ainda mais no momento atual.


A máxima “fazer mais com menos” está mais evidente do que nunca!


Através do uso da tecnologia. é possível obter-se melhores resultados utilizando os mesmos recursos de pessoal e ainda conseguir uma redução das despesas.


Vejamos como exemplo a área da saúde, apenas para desenvolver nosso assunto. Embora o conceito possa ser aplicado a qualquer tipo de negócio: de uma padaria a uma indústria metalúrgica.


Vamos falar do faturamento de contas médicas, pela visão dos hospitais e dos planos de saúde.

Faturamento

Primeiramente, algumas perguntas precisam ser respondidas:

- Sabemos o quanto a equipe de faturamento produz ou é capaz de produzir?


- Quantas pessoas são necessárias para faturar todas as contas médicas dentro do mês?


- Os processos de faturamento podem ser otimizados?


- São disponibilizadas as melhores ferramentas para análise/aprovação/comprovação das contas médicas?


No ambiente hospitalar, estas informações são extremamente importantes, pois elas impactam diretamente na performance do setor e por consequência, nos custos com o processamento das faturas. Ou seja, quanto maior o número de pessoas necessárias para processar as faturas, maior o custo com o faturamento.


Em média, o recebimento do pagamento de uma conta médica gira em torno de 65 a 75 dias. Portanto, cada dia é importante para o setor de Faturamento.


Aumentar o número de pessoas na equipe de faturamento não aumenta a receita, somente a despesa.


É a capacidade de atendimento hospitalar e o nível de complexidade dos atendimentos que gera receita. Quando as coisas chegam no setor do faturamento, o serviço a ser cobrado já foi executado.


Neste sentido, buscando reduzir os custos com o processamento das faturas, é válido verificar se algum processo não necessita de nenhuma correção ou melhoria, a fim de obter ganhos de tempo. Quanto tempo é perdido com a equipe de faturamento acionando médicos para coletar a assinatura ou solicitando o lançamento de um medicamento, matérias ou serviços, por exemplo?


Geralmente, o ERP se especializa no controle dos registros das contas médicas. Mas e quanto ao que ocorre fora do ERP? Como são registradas as análise/aprovação/comprovação das contas médicas?


Os documentos estão todos assinados? Eles contêm o CRM do médico? Os materiais e serviços que foram lançados, constam nas prescrições? Parece mentira, mas todos estes detalhes, entre tantos outros, vão impactar no fechamento das faturas e consequentemente no prazo de recebimento. Mas como sistematizar procedimentos e garantir a aplicação dos processos desenhados para fazer o fechamento da fatura o mais breve possível e sem erros? A resposta está no uso de ferramentas adequadas para a automatização deste processo.

Ferramentas:

Para que a equipe de faturamento possa cumprir os prazos e fazer as conferências, lançamentos e envio das contas médicas para o convênio, em tempo hábil, é importante fazer uso de toda tecnologia disponível no mercado. Cada dia que é “perdido”, é um dia que impacta no fluxo de caixa.


Podemos elencar algumas funcionalidades que ajudam nesta tarefa:

Uso de Formulários Eletrônicos (e-Forms): podem ser utilizados para coletar assinaturas do médico, do paciente, do responsável pela enfermagem. Ao invés de preencher um formulário em papel e depois ter que digitar tudo novamente em um sistema, os formulários eletrônicos poupam tempo, reduzem trabalho, garantem o preenchimento correto do documento e podem até mesmo coletar assinaturas e fotografias, se necessário.


- Controle de fluxo de processos (Workflow): pode ser acionado quando uma etapa é cumprida. O software pode encaminhar o documento para uma próxima pessoa, que fará a análise de um documento para a liberação de um procedimento, por exemplo. E, neste caso, o responsável pode analisar a imagem digitalizada para seguir o processo.


- Notificação: após a execução de uma etapa, uma notificação pode ser enviada pelo software, através de um e-mail, para que a próxima etapa seja iniciada. E, desta forma, o processo não fica parado e a conta segue o fluxo normal.


Controle:

Um ponto crítico do controle do faturamento das contas médicas é justamente não saber em que pé está o faturamento. Às vezes, só é possível saber o que foi cobrado ao final do período de apuração, quando é gerado um relatório de “contas enviadas”.


Este modelo de gestão é ultrapassado e não possibilita correções durante o processo, os erros cometidos já não podem ser corrigidos ou serão corrigidos tardiamente, causando perdas financeiras.


O adequado é manter um dashboard onde seja possível analisar, em tempo real, o status de cada conta em processamento, desde o momento em que ela é aberta na recepção do hospital até o fechamento da conta, seu envio para o plano de saúde e o recebimento do pagamento.


Desta maneira, é possível controlar processos intermediários, evitando a perda de prazos e o déficit de receita. O Software Neutron possibilita, através do controle dos documentos da conta médica, monitorar o status de cada etapa. Um robô analisa um documento armazenado de forma automática e atualiza o status de cada conta.


Por exemplo: quando a secretaria recebe um paciente que irá fazer um procedimento, ela abre uma conta e solicita a assinatura de alguns documentos.

Um robô do software pode analisar o formulário de internação, coletar os dados do paciente, armazenar o documento e então solicitar a assinatura do paciente, do responsável e do médico, tudo através de um formulário eletrônico, sem a geração de papel. Neste momento, o status da conta pode ser atribuído como “aberta” e então é atualizado o respectivo controle no dashboard do software.


Da mesma maneira, em cada uma das atividades dentro do hospital, o robô do Neutron pode ir monitorando os documentos e atualizando o status da conta.


Ao final do processo, quando é efetuada a alta do paciente, todos os documentos necessários para o fechamento da fatura vão estar disponíveis. Tudo foi realizado durante a estadia do paciente. Através de uma integração com o ERP do hospital, é possível a atualização de outras etapas do processo e a publicação no Dashboard, como o recebimento da conta, por exemplo. A adoção deste processo vai proporcionar a cobrança em um menor tempo e a redução do prazo de recebimento das faturas.




Conclusão

Pensando em tudo o que abordamos anteriormente, fica claro que o uso de ferramentas adequadas para a automatização dos processos de faturamento, com ênfase na gestão eletrônica de documentos e processos, é essencial para a redução do prazo de cobrança das contas médicas.


Se não é possível, no presente momento, investir no aumento da capacidade de gerar receita através do aumento da área instalada, contratação de mais pessoal da área de assistência (médicos, enfermeiros e técnicos), para o atendimento de mais pacientes, deve-se então olhar para as despesas e encontrar meios de produzir mais (com o mesmo pessoal) com menos (o menor custo).


É neste ponto que adotar uma solução como o Software Neutron é capaz de contribuir com o aumento do resultado da operação.


Olhando para os números, podemos vislumbrar melhor como obter ganhos de receita com o Software Neutron.


Para calcular a redução do custo com a implantação do software Neutron para a melhoria dos processos de faturamento, podemos usar a seguinte expressão matemática:


Custo de Faturamento por Conta Médica = (Custo Total com a Equipe) + (Custos com Software/Ferramentas/Material de expediente) / (Total de Contas ou Processos de Faturamento)


É possível identificar facilmente, após a adoção do software Neutron, ganhos como:


1) Redução dos custos com material de expediente

a. Papel

b. Tonner

c. Manutenção de impressoras


2) Redução do tempo de faturamento/fechamento por conta


3) Redução das Glosas, através da:

a. Comprovação imediata dos procedimentos/serviços.

b. Automatização do controle de documentos e atividades.

c. Controle de itens obrigatórios para cobrança, ex.: Assinatura do Médico/CRM


Não é incomum, que ocorram duas situações após a adoção do Software Neutron:

- Aumento da capacidade de faturamento; e

- Redução da Equipe de Faturamento (ou elevação da capacidade de fechamento de faturas com a mesma equipe).


Outro diferencial é que o Software Neutron não é tarifado pelo volume de faturamento. Você pode aumentar o número de contas processadas que não irá pagar mais por cada conta adicional. E quanto maior o volume faturado, menor será o custo total de propriedade do software.


Achou interessante o que foi abordado neste artigo e gostaria de entender mais como o Software Neutron pode ajudar na redução de custos e na melhoria da produtividade do setor de faturamento? Então entre em contato com a nossa equipe comercial e solicite uma apresentação da ferramenta e dos processos que podemos implantar no seu hospital.

Entre em contato conosco

FALE CONOSCO:

Geraldo Streck Gerenciamento de Imagem e Informação Ltda

CNPJ: 94.007.697/0001-76

Rua Pedro Chaves Barcelos, 87
Auxiliadora, Porto Alegre, RS

Cep: 90450-010


mgsii@mgsii.com.br


T: 51-3327-2000
Whats: 51-984173874

 

© 2020 por MGS Imagem e informação