Preencher formulários em papel ainda é uma tarefa diária em muitas empresas, que gera um grande retrabalho através da posterior digitação das informações contidas nos formulários para um sistema corporativo, para que os dados possam ser aproveitados. Esta atividade pode gerar erros, quer seja na interpretação equivocada de uma palavra ou letra, quer seja pela falta de uma informação essencial. O uso de formulários eletrônicos permite o ganho de produtividade através da eliminação do retrabalho, uma vez que os dados são exportados diretamente do formulário para uma base de dados; o que garante a fidelidade dos dados informados, trazendo maior segurança para o processo. Neste momento de pandemia, a possibilidade de trabalho remoto através da automação dos formulários pode significar a manutenção ou não da sua operação. Neste informativo do software Neutron, vamos abordar como o uso de formulários eletrônicos, integrados a uma ferramenta de gestão de conteúdo, pode ajudar você e sua organização a serem mais produtivos, a gerar informações com mais segurança e ainda reduzir custos.
“... automação de formulários pode significar a manutenção ou não da sua operação.”
Um formulário eletrônico pode ser programado para garantir o correto preenchimento dos campos. Seja um número de telefone, um endereço, o número do CPF, entre outras informações. Ao longo do tempo, a informação tem sido registrada em formulários em papel, que então eram repassadas para outras plataformas: computadores, pastas de arquivo, gavetas ou caixas.
É fácil de usar, está sempre disponível e atualizado.
A utilização de um formulário eletrônico, possibilita que qualquer pessoa possa preencher os dados, reduzindo significativamente os erros e reduzindo o tempo gasto decifrando manuscritos confusos, ou com preenchimento errado. Podemos pensar em alguns cenários reais e imaginar a aplicação de um e-Form para dinamizar as tarefas.
Plataforma
O módulo de formulários eletrônicos faz parte do software Neutron, uma plataforma completa para a gestão de documentos, processos e conteúdo. Saiba mais em www.mgsii.com.br
Benefícios
- Redução de custos;
- Otimizar processos;
- Praticidade;
- Melhorar a eficiência;
- Eliminar o uso de papel;
- Facilitar a distribuição dos formulários;
- Tornar os formulários acessíveis;
- Utilizar os dados por outros sistemas;
- Publicar dados e fazer análises da informação de forma instantânea;
- Melhorar a precisão na coleta de dados.
Ambiente Hospitalar
O setor de faturamento faz a auditoria em milhares de atendimentos de internação hospitalar e ambulatorial. A equipe de acompanhamento de sua conta monitora quando uma seguradora ou plano de saúde glosa uma cobrança. Pode ser uma correção simples, devido a uma alteração de endereço ou data de serviço incorreta. Se uma fatura puder ser reenviada, a equipe utilizará um e-Form para documentar a alteração. Um sistema de Gestão de Documentos também pode permitir a criação de uma lista de tarefas de ajustes, para que a conta possa ser corrigida e reenviada para pagamento somente após o cumprimento de cada etapa. Quando uma conta é paga, a equipe de faturamento pode preencher um novo e-Form, desenhado para informar ao ERP que a conta foi paga, de maneira automatizada.
Setor Educacional
Um portal permite que os pais e alunos da series iniciais, ensino médio e superior acessem os registros de notas, registros de frequência, horários e outras informações. Os professores também enviam atualizações de progresso aos pais através do portal. Os pais usam um formulário da web para se cadastrar no portal online e receber um e-mail com seu nome de usuário e senha. As escolas também usam formulários da web para solicitar informações ou agendar conferências com professores.