Automação da Gestão de Obrigações acessórias

para escritórios contábeis

Manter uma empresa em dia e regularizada perante o Governo é essencial para a saúde do negócio. Para isso, entre outras ações, os escritórios de contabilidade têm a função de organizar e declarar as chamadas obrigações acessórias das empresas. A não entrega dessas obrigações dentro dos prazos estipulados pode gerar o pagamento de juros e multas para as empresas. Isso, por consequência, compromete o fluxo de caixa. Mas você sabia que é possível automatizar este processo?

Situação atual do controle da entrega das obrigações acessórias

•A sua equipe faz a entrega das Obrigações Acessórias;

•Os recebidos de entrega são salvos em um computador;

•Depois, cada uma das obrigações entregues é lançada em planilha;

•Assim, o seu escritório mantém as entregas das obrigações sob controle. 

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Dificuldades atuais no controle da entrega das obrigações acessórias

•Trabalho manual, com leitura de cada recibo, o que aumenta a possibilidade de erros;

•Armazenamento dos recibos: normalmente em computadores locais, o que pode acarretar na dificuldade de localização dos documentos quando necessário;

•Impressão dos recibos em papel: por segurança, é comum a impressão dos recibos em papel;

•Consulta dos documentos: a localização dos documentos pode ser difícil, pois os documentos ou estão em papel ou podem estar em diversos computadores pelo escritório;

•Compartilhamento dos documentos: como os documentos podem estar armazenados em diferentes computadores, torna-se mais difícil compartilhar os documentos ou com os clientes ou com os colegas;

•Alto custo para o controle das entregas das obrigações: devido a complexidade e o volume de obrigações a serem entregues, pode haver um número elevado de pessoas empregadas neste processo;

• Perda de prazo: devido ao volume de obrigações a serem entregues, o controle manual de uma agenda de entregas aumenta a possibilidade de erros.

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Como o Neutron pode ajudar

•Quando você salva o recibo de entrega de uma Obrigação Acessória em seu computador, o Neutron automaticamente importa o recibo para um repositório no software;

•Após a importação, o Neutron lê o conteúdo do recibo e classifica o documento, guardando o mesmo no local correto e dando a baixa automática na entrega daquela obrigação;

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Como podemos melhorar esse processo?

•Através de um Dashboard, você pode acompanhar, em tempo real, quais são as obrigações entregues (dentro e fora do prazo), o que deve ser entregue (está no prazo) e as pendências (fora do prazo);

•A imagem de cada recibo pode ser consultada pela WEB ou Aplicativo, de qualquer lugar do mundo, através de diversos índices: CNPJ, Razão Social, Obrigação, competência, etc.;

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Benefícios

•Redução do custo de pessoal com a automação do processo;

•Controle automatizado da agenda de entrega das obrigações através do Neutron Dashboard;

•Consulta dos recibos de forma classificada, a partir da WEB ou de aplicativo;

•Compartilhamento das imagens dos recibos de forma rápida e fácil;

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