Automação da Gestão de Obrigações acessórias
para escritórios contábeis
Manter uma empresa em dia e regularizada perante o Governo é essencial para a saúde do negócio. Para isso, entre outras ações, os escritórios de contabilidade têm a função de organizar e declarar as chamadas obrigações acessórias das empresas. A não entrega dessas obrigações dentro dos prazos estipulados pode gerar o pagamento de juros e multas para as empresas. Isso, por consequência, compromete o fluxo de caixa. Mas você sabia que é possível automatizar este processo?
Situação atual do controle da entrega das obrigações acessórias
•A sua equipe faz a entrega das Obrigações Acessórias;
•Os recebidos de entrega são salvos em um computador;
•Depois, cada uma das obrigações entregues é lançada em planilha;
•Assim, o seu escritório mantém as entregas das obrigações sob controle.
Dificuldades atuais no controle da entrega das obrigações acessórias
•Trabalho manual, com leitura de cada recibo, o que aumenta a possibilidade de erros;
•Armazenamento dos recibos: normalmente em computadores locais, o que pode acarretar na dificuldade de localização dos documentos quando necessário;
•Impressão dos recibos em papel: por segurança, é comum a impressão dos recibos em papel;
•Consulta dos documentos: a localização dos documentos pode ser difícil, pois os documentos ou estão em papel ou podem estar em diversos computadores pelo escritório;
•Compartilhamento dos documentos: como os documentos podem estar armazenados em diferentes computadores, torna-se mais difícil compartilhar os documentos ou com os clientes ou com os colegas;
•Alto custo para o controle das entregas das obrigações: devido a complexidade e o volume de obrigações a serem entregues, pode haver um número elevado de pessoas empregadas neste processo;
• Perda de prazo: devido ao volume de obrigações a serem entregues, o controle manual de uma agenda de entregas aumenta a possibilidade de erros.
Como o Neutron pode ajudar
•Quando você salva o recibo de entrega de uma Obrigação Acessória em seu computador, o Neutron automaticamente importa o recibo para um repositório no software;
•Após a importação, o Neutron lê o conteúdo do recibo e classifica o documento, guardando o mesmo no local correto e dando a baixa automática na entrega daquela obrigação;
Como podemos melhorar esse processo?
•Através de um Dashboard, você pode acompanhar, em tempo real, quais são as obrigações entregues (dentro e fora do prazo), o que deve ser entregue (está no prazo) e as pendências (fora do prazo);
•A imagem de cada recibo pode ser consultada pela WEB ou Aplicativo, de qualquer lugar do mundo, através de diversos índices: CNPJ, Razão Social, Obrigação, competência, etc.;
Benefícios
•Redução do custo de pessoal com a automação do processo;
•Controle automatizado da agenda de entrega das obrigações através do Neutron Dashboard;
•Consulta dos recibos de forma classificada, a partir da WEB ou de aplicativo;
•Compartilhamento das imagens dos recibos de forma rápida e fácil;