• Carlos Lins

Como armazenar XML de NF-e de forma segura, simples e automática.



Uma grande dificuldade de muitas empresas é manter organizado o armazenamento das NF-e. Isto acaba gerando uma dor de cabeça enorme. Manter os arquivos das NF-e apenas no site da Secretaria da Fazenda é um erro, que pode causar um grande problema.

A legislação obriga o emitente e o destinatário a manterem a guarda dos documentos. Desta forma, caso não seja possível recuperar o documento, é o contribuinte que arca com os danos.

Outro aspecto é que culturalmente, as empresas mantinham a guarda das NF (antigas, em papel) com o contador e transferiram a responsabilidade das NF-e também para a consultoria contábil. Mas voltando ao ponto anterior, para o Fisco, a obrigação de manter a guarda dos documentos, assim como o ônus pela falta do documento quando solicitado, continua sendo do contribuinte.


O XML da NF-e é um documento importante em muitos processos de uma empresa. É utilizado para controle de estoque, atualização do fluxo de caixa, base de cálculo de impostos, entre outros. Quanto maior a geração digital destes arquivos, maior a dificuldade em organizar os documentos de forma eficiente.


Embora o assunto pareça um pouco complexo, armazenar os documentos digitais é bem mais simples do que parece. E o custo é relativamente baixo, dependendo do volume de arquivos e do serviço utilizado. Este artigo tem a intenção de demonstrar como é possível fazer a gestão eletrônica dos XML das NF-e.



Em pequenas empresas, é comum poucas pessoas terem acesso à emissão de uma NF-e. Dependendo do ramo de atividade, milhares de documentos são emitidos diariamente, ficando cada vez maior o problema. Mas e quanto ao processo de guarda do documento digital? Quando ele não é sistematizado, fica difícil localizar os documentos depois. Algumas pessoas guardam os arquivos em pastas, como: CNPJ, Razão Social, mês de emissão e assim por diante.


Quando é necessária a busca da NF-e por outra pessoa, isto pode se tornar uma dor de cabeça e as vezes é necessário recorrer ao SEFAZ, para poder ter acesso ao documento novamente.

Com um sistema automatizado, utilizando um robô que faz a leitura dos dados diretamente do XML, para o correto armazenamento do arquivo, são eliminados em 100% os erros decorrentes do arquivamento equivocado ou digitação errada de dados.




Digamos que, como exemplo, o contador identificou que uma NF-e emitida não foi recebida ainda, ou que um cliente solicitou um documento.


E agora?

Provavelmente você acionaria o responsável por emitir a NF-e para que ele fosse atrás do documento e enviasse ao contador ou cliente. Mas e se ele não fosse organizado, ou tivesse tirado férias, ou se a maneira que ele “organiza” na verdade dificulte a busca, ou se o documento tivesse sido perdido?


Bem, nesse momento, você tem um insight: posso buscar no SEFAZ!


Isto pode ser a solução, algumas vezes. Embora com isso você tenha perdido tempo, pode ter causado problemas ao seu cliente, ou perdido algum prazo. Quem sabe?


Utilizando uma plataforma de armazenamento como o Software Neutron, que possui um robô que automatiza o processo de importação e indexação dos documentos, com base no conteúdo do XML, os processos de Armazenamento, Busca e Compartilhamento do documento ficam simplificados e intuitivos.



Passo 1: Você emite a NF-e e salva o arquivo numa pasta;

Passo 2: O Software Neutron extrai os dados diretamente do XML gerado;

Passo 3: O Neutron Armazena o XML indexado em um repositório do software.



Após a emissão da NFe, é importante notificar e disponibilizar para o cliente o documento emitido. Normalmente, a própria SEFAZ faz o envio do XML para o destinatário.


Quando o comprador recebe o XML, então começam os problemas com a guarda do arquivo. Em muitas empresas, cada arquivo é copiado para uma pasta em um computador, e classificado manualmente por uma pessoa, para facilitar a busca quando necessário.

Com o Software Neutron, todas estas etapas são automatizadas. Após o recebimento do XML, o Neutron importa o arquivo, lê o seu conteúdo e extrai as informações necessárias para catalogar o documento. Tudo de forma automática, sem a intervenção humana.


Assim, toda a vez que você precisar de um XML de uma nota fiscal, em alguns segundos você terá acesso ao documento. A pesquisa é feita através de um serviço em nuvem, utilizando uma interface amigável, onde o usuário pode pesquisar o documento através de diversos campos de indexação, entre eles: CNPJ, razão social, chave de acesso, número da nota fiscal, etc.


Também os XML recebidos de fornecedores podem ser armazenados e facilmente localizados, através dos mesmos campos de indexação. Quando necessário, você pode enviar o arquivo por e-mail para qualquer solicitante.






Do ponto de vista gerencial, a opção mais adequada, em vista da eficiência dos processos e eliminação de erros, é automatizar este processo.


O Software Neutron também pode ser integrado diretamente ao seu ERP, automatizando ainda mais este processo.


Processos automatizados facilitam as tarefas e o dia-a-dia. Cada vez mais as empresas procuram maior eficiência para poder enfrentar o mercado e a concorrência.


Com o Software Neutron você pode armazenar o XML da NF-e na nuvem, pelo tempo que for necessário, simplificando o trabalho, facilitando a consulta, o download e a distribuição dos documentos.



Restou alguma dúvida sobre os benefícios da automação da guarda dos XML para o seu negócio? Entre em contato com nossa equipe comercial para podermos saná-la. Teremos um imenso prazer em ajudar você a resolver este problema.


Podemos ajudar a identificar os pontos de melhoria no seu processo e entregar uma solução que irá melhorar a eficiência do trabalho da sua equipe.

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