Com a publicação do Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, muitas empresas passaram a considerar mais fortemente a digitalização como uma opção para o tratamento dos seus documentos.
Mesmo que os maiores benefícios da digitalização de documentos estejam nos ganhos de produtividade e velocidade das operações, assim como na redução de custos, a falta de uma legislação específica ainda afastava algumas empresas da implantação desta tecnologia.
No âmbito das entidades públicas, a certificação dos documentos através de um certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, a digitalização de acordo com os padrões técnicos do Anexo I do Decreto e a geração de metadados de acordo com os padrões do Anexo II, garantem os benefícios legais para a documentação digitalizada.
No âmbito dos entes particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo entre partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Na hipótese de não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto nos requisitos das entidades públicas (Certificação ICP-Brasil, padrões técnicos do Anexo I e metadados conforme o Anexo II do Decreto).
Focando no setor privado, a partir do Decreto, uma série de possibilidades se abrem para a digitalização de documentos e processos nas empresas. Processos de on boarding, como abertura de contas, contratação de funcionários, matrícula de alunos e internação de pacientes, entre outros, podem ser totalmente digitalizados. A necessidade de um certificado ICP-Brasil, por parte de um aluno, por exemplo, que é bastante improvável, não é necessária. Havendo a escolha de comum acordo por outra solução de assinatura, o documento será válido.
Para possibilitar que as empresas implementem soluções capazes de colher assinaturas que possam certificar documentos digitalizados, o software Neutron possui módulos e funcionalidades específicos para este fim.
Uma delas é a capacidade de certificar documentos através de um certificado no padrão ICP-Brasil. Para tanto, basta que o certificado seja vinculado a um repositório (1) no Neutron. Daí em diante, todos os documentos digitalizados serão certificados antes de entrarem no repositório. Essa funcionalidade é muito útil para a digitalização do acervo documental das empresas. Na imagem abaixo, pode-se ver uma janela do software, mostrando o local onde o certificado pode ser vinculado com o repositório.
(1) Repositório é um local onde os documentos podem ser armazenados através dos mesmos campos de índice.
Uma outra possibilidade é a coleta de assinaturas através de dispositivos móveis. Empresas que realizam entregas de produtos, por exemplo, gastam muito tempo e recursos coletando assinaturas nos canhotos dos documentos e posteriormente armazenando estes canhotos. Sem contar que outras tarefas e ações na empresa dependem da chegada do canhoto físico assinado, o que reduz a velocidade do processo de negócio. Através do aplicativo Neutron Mobile, é possível a coleta da assinatura no documento digital, utilizando-se um dispositivo móvel (celular ou tablet). O Neutron Mobile está disponível em versões para IOS e Android. Nas imagens abaixo, uma sequência de telas com a coleta de assinatura através do Neutron Mobile.
Durante alguns processos de negócio entre as empresas, é comum a necessidade de coletar assinaturas não só de pessoas que trabalham na empresa, mas também de pessoas externas à empresa. Um bom exemplo neste sentido são os contratos. Dependendo da abrangência geográfica dos negócios da empresa, a distância entre as pessoas pode ser grande e o tempo para coletar as assinaturas também. Pensando nisso, o Neutron conta com um Portal de Assinaturas. Este módulo do software pode trabalhar em conjunto com o módulo de Processos e estabelecer tarefas estruturadas para a coleta de assinaturas de diversas pessoas. Um usuário no Neutron inicia a elaboração de um contrato, por exemplo, utilizando-se ou de um modelo do Word ou de um formulário eletrônico, elaborado no módulo de Formulários Eletrônicos do Neutron. Este contrato, após revisado e aprovado dentro da empresa, segue para a coleta da assinatura através do Portal de Assinaturas do Neutron. O Portal vai notificar, por e-mail, todas as pessoas que devam assinar o documento. Uma vez que todas as assinaturas estejam coletadas, o documento assinado retorna para o repositório do Neutron, juntamente com todas as assinaturas, inclusive aquelas feitas através de um certificado no padrão ICP-Brasil. Neste tipo de solução, o Neutron utiliza o padrão PAdES (PDF Advanced Eletronic Signature). Na imagem abaixo, uma tela do Portal de Assinaturas do Neutron.
Durante processos de negócio, pode ser necessária a assinatura de um documento ou procedimento. Validar a versão final de um documento ou assinar a promoção de um colaborador são alguns exemplos. O software Neutron possibilita a vinculação dos certificados de cada usuário de forma simples, facilitando a assinatura dos documentos. Também é possível a criação de imagens de assinaturas, que serão apostas nos documentos através de carimbos eletrônicos. Na imagem abaixo, uma tela do software do módulo WEB do software Neutron, onde o usuário pode vincular o seu certificado e assinatura digital.
Com este conjunto de possibilidades (assinatura no padrão ICP-Brasil, assinatura digital e Portal de Assinaturas), é possível certificar documentos e digitalizar diversos processos de negócio nas empresas, envolvendo etapas que necessitem a coleta de assinaturas.
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