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Digitalizando processos para focar nas pessoas

Atualizado: 11 de out. de 2023




A gestão de pessoas deveria começar com pessoas, não com processos e documentos. Uma boa forma de garantir isso é implantando um sistema de gestão de documentos e processos, garantindo tempo para manter o foco nas pessoas.

A centralização dos documentos e processos em uma ferramenta de ECM (Enterprise Content Management) é um caminho para esse objetivo. Além do acesso centralizado aos documentos, ela vai permitir agilidade nos processos, a padronização das informações e procedimentos, a redução de erros e o cumprimento de prazos.

Outro ponto importante é a garantia de acessos controlados, segurança das informações e conformidade com a legislação atual, entre elas a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Além disso, as soluções de ECM costumam manter registros sobre os acessos efetuados (LOG File), facilitando processos futuros de auditoria.

Uma outra grande vantagem destas soluções é o autoatendimento. Através de formulários eletrônicos inteligentes, o próprio colaborador pode realizar diversas tarefas, desde a solicitação de uma vaga de emprego, passando pelo processo de admissão, solicitação de férias, avaliações, entre outros. Até mesmo a juntada de documentos pode ser feita através destes formulários, inclusive de forma remota.

Mas por onde começar? Uma forma simples é escolher um processo, como o de admissão ou o de coleta de assinaturas na folha ponto, e implantar a solução. Mais do que a ferramenta e seus benefícios imediatos, uma nova cultura vai ser iniciada e, aos poucos, a empresa passará a conviver com a digitalização dos processos, o que deverá facilitar cada vez mais o uso da tecnologia no dia a dia.

O certo é que esse é um caminho sem volta e que na mesma medida em que estrutura os processos e reduz o tempo gasto com a burocracia, deixa livre mais tempo para que os profissionais de RH mantenham o foco nas pessoas.

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