A Transformação Digital é um paradigma no mundo dos negócios, atualmente. Em que pese toda a tecnologia disponível, uma série de processos de negócio ainda é feita de forma manual, com uso intensivo de mão de obra e utilizando documentos não estruturados, em grande parte em papel.
Esta realidade leva ao aumento do tempo para executar uma tarefa, dificuldades para atender normas e padrões, e a dependência do conhecimento pessoal ao invés do domínio da informação pela organização. É preciso mais pessoas, tempo e recursos para executar uma tarefa, não raras vezes sem o padrão desejado. O resultado é o aumento do custo e a perda de competitividade.
Grande parte do conteúdo utilizado nos negócios ainda é não estruturado e reside em documentos em papel. De acordo com projeções do IDC (International Data Corporation), 80% do conteúdo produzido até 2025 ainda vai ser não estruturado.
Outra dificuldade é a falta de padronização dos processos. Tarefas simples, como a coleta de uma assinatura e os dados do recebedor na entrega de um produto, podem ser executadas de forma diferente por cada funcionário. Uns anotam o CPF, por exemplo, enquanto outros coletam o nome e o RG. Como tudo é feito em papel, fica difícil controlar se a informação necessária foi coletada ou não. Fora o retrabalho em digitar as informações em um sistema, dificuldade de leitura do que foi escrito a mão, entre outras dificuldades. A partir de inconsistências como estas, todo o processo de cobrança, que surge a partir da comprovação da entrega, pode ser comprometido ou atrasado e gerar prejuízo. Se estivermos falando de uma empresa que realiza centenas ou milhares de entregas por dia, o prejuízo se multiplica.
A ideia da Transformação Digital é digitalizar os processos de negócio nas organizações, buscando a padronização, a redução dos custos, o cumprimento de normas e a aceleração dos negócios, o que deve levar ao aumento de produtividade e competitividade.
Uma das alternativas mais acessíveis, e ao mesmo tempo impactantes, para implementar a Transformação Digital nas organizações é através das tecnologias para a gestão de processos, documentos e conteúdo. Este segmento da tecnologia vem evoluindo de forma constante nos últimos 20 anos. A partir do surgimento dos primeiros sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), os documentos em papel passaram a ser digitalizados e catalogados de forma padronizada, facilitando a pesquisa quando necessário. Este avanço foi o suficiente para acelerar etapas do processo, geralmente após a conclusão do negócio. Buscar a comprovação da entrega de um produto, a partir de um canhoto de Nota Fiscal digitalizado, por exemplo, fica mais fácil do que fazer a mesma tarefa a partir de canhotos em papel. Especialmente se o volume de entregas e comprovantes forem significativos.
Com o passar do tempo, alguns sistemas de GED evoluíram para os chamados ECM (Enterprise Content Management). Estes sistemas, mais avançados, buscam armazenar não somente documentos oriundos do papel, que foram digitalizados e transformados em arquivos de imagem, como documentos em PDF ou TIFF, mas também uma série de outros formatos de arquivos: .XLS, .DOC, .DWG, etc. Além disso, a possibilidade de colaboração dos documentos, através de funcionalidades como o Workflow (digitalização do fluxo de trabalho), permite que a pessoa certa, ou um grupo de pessoas, receba um determinado documento, ou execute uma determinada tarefa, de forma previamente definida e padronizada.
Se você parar para pensar, diversos processos no seu negócio; alguns mais simples, outros mais complexos, alguns mais relevantes, outros nem tanto; ainda são realizados através de documentos em papel, sem o devido mapeamento do processo ou da padronização das ações.
A solução para vencer estes desafios é a Transformação Digital.
Uma das tecnologias por trás da virada deste jogo são os chamados Content Services (CS). Os serviços de conteúdo possibilitam, além da gestão dos documentos não estruturados, como nos sistemas de GED; e além da gestão dos documentos nato digitais (.DOC, .XLS, .XML, .DWG, etc.) e do compartilhamento de documentos e tarefas (Workflow, BPM, etc.), como nos sistemas de ECM; a possibilidade da leitura, extração, identificação e compartilhamento de informações contidas em documentos.
Este conjunto de possibilidades permite que um processo de negócio seja mapeado e padronizado, garantindo que todos os documentos e informações serão coletados e ainda que o conteúdo extraído dos documentos durante o processo seja compartilhado com outros sistemas da empresa.
Voltando ao exemplo dos comprovantes de entrega, uma solução de CS pode possibilitar a importação dos arquivos XML das Notas Fiscais, converter o XML em um PDF no formato da DANFE, gerar um fluxo de tarefas que envie a imagem da DANFE em PDF para o entregador, que a partir de um dispositivo móvel pode coletar a assinatura e os dados do recebedor, garantindo o preenchimento e a validação das informações necessárias e realizar o compartilhamento das informações e da imagem da Nota Fiscal assinada com o ERP da empresa, acelerando o processo de cobrança. Sem falar em ganhos correlatos como a garantia da guarda dos arquivos XML das Notas Fiscais, que é uma obrigação contábil acessória; e da agilidade na busca dos comprovantes assinados, em caso de necessidade. Tudo isso de forma padronizada, atendendo as normas legais e internas, com rastreabilidade das ações e documentos.
Em algum momento, todos os processos de negócio serão tocados pela Transformação Digital. Aquelas organizações que fizerem isto antes, terão mais um ciclo de diferenciais competitivos ao seu favor. A pergunta que fica é: dá para (não) aplicar a Transformação Digital no seu negócio?