• Carlos Lins

Como controlar os documentos da qualidade de maneira simples e fácil.

Atualizado: Ago 10

Implantar um Sistema de Gestão da Qualidade exige muito da organização. Mas manter a documentação, pode ser mais simples do que parece.


Não vamos analisar e nos aprofundar em um programa de gestão da qualidade específico, ou ainda em todos os processos e etapas. Não é a finalidade deste artigo. Queremos demostrar, como pode ser fácil manter a documentação do processo de Gestão da Qualidade, com uma ferramenta adequada de gestão de documentos.

É um fato que para qualquer método SGQ funcionar, é indispensável que a organização tenha um sistema definido e bem estruturado que identifique, documente, coordene e mantenha todas as atividades necessárias para garantir a qualidade do processo envolvidos no negócio da empresa. Além de ser imprescindível haver a participação de todos no processo.

Mas como cuidar de toda a parte documental, além de estruturar o sistema e ainda engajar todos no processo?

Se não for definido um método para a coleta e o registro das informações, se não for lançado mão de um sistema que ajude neste processo, o sucesso do programa pode ser comprometido.

A escolha de um sistema para controle da documentação deve levar em conta alguns aspectos: possuir interface simples e amigável, ser de fácil aprendizado, possuir poucas etapas para localizar um documento, ser multiplataforma (poder ser acessado através de um browser e de dispositivos móveis), possibilitar o uso de um workflow e emitir notificações. Seria ainda um bônus, se o sistema tiver um módulo de assinatura e/ou certificação digital para os documentos.


Etapas:


1. Engajamento

2. Definir Indicadores

3. Método de coleta de informações

4. Método de coleta de informações

5. Acompanhar indicadores


Engajamento


Implantar um SGQ na empresa, não é uma tarefa simples. Portanto, depois de entrar de cabeça nesse universo, é importante ter certeza que toda a equipe está engajada no sucesso desta empreitada. Certifique-se de disponibilizar todas as ferramentas possíveis para isto. Afinal, todos os profissionais de uma organização – independente do setor em que atuam – são responsáveis, de maneira direta ou indireta, pela qualidade. Tanto dos produtos ou serviços, quanto dos processos da empresa.

Exercitar esse sentimento de responsabilidade de todos os colaboradores é essencial. Todos precisam ter como objetivo conjunto a busca pela melhoria contínua na empresa.

Estabeleça uma cultura da qualidade sólida e certifique-se que todas as equipes a conheçam e compreendam.

Além disso, opte por fornecer treinamentos frequentes e manter uma boa comunicação interna.

Do ponto de vista da documentação deste processo, utilizar uma ferramenta como o Software Neutron facilita que toda a equipe faça os registros dos controles, execute as pesquisas, tenha acesso aos quantificadores, etc.

Um software que possibilita acesso rápido, multiplataforma, e que possibilite o uso de Workflow para acionar automaticamente a etapa seguinte de um processo e que notifique a parte interessada, contribui muito para que as pontas não fiquem soltas.

Defina e controle indicadores

O que não é medido não pode ser gerenciado! (William Edwards Deming).

Como você saberá se tudo está acontecendo em conformidade com os padrões e expectativas estabelecidos?

Por isso, defina quais indicadores de desempenho serão utilizados para tornar possível esse acompanhamento.

Por exemplo: para produtos, você pode considerar os defeitos, acabamento, embalagem, análise de matéria-prima etc.

Já para processos, pode utilizar a produção, a rapidez, a segurança, o transporte, o envio de mercadorias, dentre outros.

Mas, cuidado: não exagere no número ou na complexidade dos indicadores. Eles devem conversar com as demandas de seus clientes e com os critérios de qualidade estabelecidos na etapa anterior.

Além de registrar os dados em documentos para análise, é preciso definir “o quê” controlar, e após esta etapa, lançar mão de ferramentas que possibilita e facilitem a coleta destes dados.

Coleta de informações


Definidos os indicadores na etapa anterior, agora você precisa estabelecer como irá coletar as informações geradas por eles.

De nada adianta ter indicadores definidos, métodos para a guarda destes dados, se a forma de coleta e consulta desta informação for difícil, dispendiosa e demorada

A coleta será feita com que frequência? Para essa decisão, tente considerar: o tamanho da produção, quão detalhadas deverão ser as informações desejadas, quantos funcionários detêm a expertise e serão responsáveis pelos processos de controle de qualidade, quanto capital você poderá dedicar para essa finalidade

Tenha em mente que coletar informações com mais frequência poderá trazer dados mais sólidos, mas custam mais.

Um software que possibilite o uso de formulários eletrônicos, que possam ser acessados por tablets, celulares e através da WEB, tornam o trabalho mais simples e rápido.

Formulário eletrônicos pode sem programados para facilitar a coleta dos dados, além de eliminar possíveis erros de preenchimento dos dados, melhorando desta forma o índice de assertividade na tomada de decisão.

Acompanhamento de indicadores


Com os indicadores e métodos de coleta de informações definidos, é importante estabelecer uma frequência para acompanhamento, além dos colaboradores responsáveis por essa atividade, ter um painel de controle (dashboard) com acesso a todos com acesso a todos os interessados.


Além de definir como irão agir caso os dados registrados apontem algum desvio do padrão de qualidade desejado, um controle automatizado dos indicadores com notificação para os responsáveis para que tomem as devidas ações.

Quais documentos posso guardar?


O Software Neutron suporta o armazenamento de arquivos em formato PDF, JPG, BMP, XLS e DOC nativamente, ou seja, é possível visualizar os dados dos documentos dentro da ferramenta. Caso seja necessário a edição de algum documento, o Software Neutron disponibiliza uma versão do arquivo para edição dos dados, e após o usuário finalizar a edição e salvar o documento, o Software Neutron armazena e disponibiliza automaticamente a última versão do arquivo para consulta.

O Software ainda possibilita salvar múltiplas versões dos documentos para consulta e edição, ou apenas o último arquivo salvo pode ser editado. Basta parametrizar o sistema.

O modulo de workflow do Software Neutron pode ser configurado para notificar as partes interessadas no documento, informando que uma nova versão do documento já está disponível para consulta, análise ou aprovação. Também é possível, caso necessário, solicitar a assinatura ou a certificação digital

Automatização da indexação


O Software Neutron possui um robô capaz de indexar um documento digital de forma automatizada, eliminando problemas decorrentes da tipificação ou indexação equivocada de um documento.

Este robô é capaz de efetuar a leitura do documento, identificar o tipo de documento, a versão, a data de criação e atualização e outras informações importantes para o Sistema de Gestão da Qualidade.

Finalizando

Os conceitos da qualidade são fundamentais e devem ser vistos como estratégia de negócio. De nada adianta ter certificações e não aplicar os conceitos de qualidade no dia-a-dia da empresa.

Portanto, a adoção de um software para gerenciar os documentos da qualidade pode significar o sucesso à certificação do Sistema de Gestão adotado.

O uso de uma ferramenta de apoio, como visto anteriormente, que atuarão nas causas fundamentais, registrando, verificando, revendo e eliminando as não conformidades encontradas nos processos. Desta forma a empresa segue o curso normal de trabalho, sem gastar tempo e recursos desnecessariamente.

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