Quem

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A Unimed é a maior cooperativa na área da saúde no mundo e a maior rede de assistência médica do Brasil. Presente em 75% do território nacional, ela realiza assistência para mais de 14,2 milhões de clientes e 70 mil empresas em todo Pais. A Unimed Nordeste Paulista é uma Federação composta por 17 singulares e 5 Hospitais que geram um volume anual de quase 15 milhões de páginas de documentos.

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Onde

Ribeirão Preto, São Paulo

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Segmento

Saúde

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O desafio

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Para centralizar o acesso aos arquivos localizados em distantes pontos do estado de SP, intensificar a segurança e reduzir o espaço de guarda de documentos,

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A Solução

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a solução implantada foi o Sistema Hibrido de Gerenciamento de Documentos, integrando todo tipo de documento através de scanners, microfilmagem e software para gestão documental.

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Os resultados​
 

- Captura e indexação realizadas em 22 pontos diferentes;

- Os arquivos são enviados a um servidor central na Unimed Federação Nordeste Paulista;

- Cada singular tem permissão para consultar apenas os seus documentos, sendo possível realizar o intercâmbio dos arquivos entre elas;

- Os documentos podem ser acessados através da rede local, internet ou intranet;

- Todas as ações executadas são registradas no servidor, como consulta, adição, exclusão, inclusão, etc;

- Quando uma pasta virtual atinge o espaço necessário, um filme virtual é gerado automaticamente;

- Realiza-se uma cópia de segurança para cada microfilme;

- Através da indexação dos microfilmes pode-se gerar a baixa das caixas digitalizadas;

- Após a microfilmagem é possível destruir os documentos em papel, pois os documentos em microfilme possuem o mesmo valor dos originais para a lei.

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Benefícios

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- Localização imediata dos documentos via internet;

- Preservação dos documentos por mais de 100 anos;

- Acesso à informação conforme autorização definida;

- Controle e registro dos acessos aos documentos;

- Redução dos espaços físicos para guarda de documentos;

- Economia com locação de locais para a guarda;

- Padronização no arquivamento;

- Poder realizar auditorias nos processos através da web por meio de imagens;

- Maior agilidade no atendimento ao público;

- Maior satisfação do usuário;

- Liberação segura de procedimentos médicos;

- Melhores condições de trabalho para os colaboradores;

- Maior quantidade de informações disponíveis;

- Redução do número de colaboradores envolvidos na busca de documentos;

- Redução dos custos de viagem, com postagem, auditoria, cópia e impressão.