Vagas-de-Emprego-Buffon-Combust%C3%83%C2
Caso de sucesso da solução de conciliação automática
de faturas . 
Quem

A Buffon iniciou suas atividades na comercialização de combustíveis em 1990.
Com muito trabalho, ousadia e seriedade no que faz, reinvestindo os resultados no próprio negócio, foi conquistando seu espaço nos mercados gaúcho e catarinense. Hoje, com um escritório central em Canoas – RS, e 87 unidades distribuídas estrategicamente em várias cidades, é uma das maiores redes de postos de combustíveis do país.

Onde
Canoas, Rio Grande do Sul

Segmento

Varejo

O desafio

Vender combustível a prazo, através de convênios de abastecimento, acaba sendo um bom negócio para um posto de combustíveis ou uma rede de postos como a Comercial Buffon. Apesar de levar um pouco mais de tempo para receber o valor da venda, praticamente não há incidência de nenhuma taxa sobre o pagamento, como ocorre no caso das vendas por cartão de crédito. Mas, conforme o volume das vendas a prazo aumenta, administrá-las se torna uma atividade complexa e trabalhosa. O processo de conferência, que era feito de forma manual, tinha de fazer o batimento de todos os recibos assinados em papel com a respectiva fatura no sistema (ERP). 

Quando o volume de recibos de abastecimento gerados em papel, por dia, se aproximou de 35 mil, o setor de faturamento da rede Buffon mobilizava uma equipe de 10 pessoas e precisava  de muito tempo para conseguir fechar um período de faturamento, para só então poder organizar, separar, envelopar e enviar pelo correio as fatura e os comprovantes, para que cada cliente pudesse fazer a sua conferência e então realizar o pagamento da sua fatura.

Além de ser trabalhoso e demorado, o processo de conferência manual possibilitava falhas e riscos, como, por exemplo, a perda ou o extravio de recibos durante a transferência de malotes entre os postos e a matriz, o que poderia causar atraso no recebimento de determinada venda ou até mesmo o prejuízo financeiro, ou o desgaste no relacionamento com o cliente.

A Solução
O software Neutron foi implantado no departamento de faturamento da rede de postos Buffon.
O Processo de conciliação dos recibos de abastecimento das vendas a prazo de combustível com suas respectivas faturas foi totalmente automatizado. Também foi incluído um código QR com um valor único na via do recibo que o motorista assina no caixa do posto, no momento da compra. Esta mudança ocorreu no software de gestão da empresa (ERP), que neste caso é o Autosystem, da Linx.

Os recibos passaram a ser digitalizados em scanners profissionais, com capacidade de digitalizar até 100 recibos por minuto. Enquanto cada recibo é capturado pelo scanner, o software Neutron faz a leitura do valor contido no código QR, faz a indexação automática de cada recibo e envia as imagens para o portal do Neutron, na nuvem, onde os recibos ficam armazenados, aguardando até que a respectiva fatura seja gerada pelo Autosystem. Através de uma integração entre o Neutron e o ERP, os dados são conciliados e os clientes são notificados por e-mail, em tempo real, avisando que a fatura, juntamente com o respectivo boleto, DANFE e recibos já estão disponíveis para consulta no portal. 

Os resultados

- Redução do tempo total gasto no processo;

- Redução dos prazos de fechamento;

- Antecipação dos recebimentos;​

- Pesquisa de todos os documentos (recibos, DANFE, Boleto e NF) através de uma interface única;

- Interface web e mobile, permitindo a pesquisa de documentos através de tablets e smartphones;

- Disponibilização dos documentos através do portal ou por e-mail.

- Aumento da capacidade de produção: com a implantação do Neutron, foi possível processar mais documentos de venda com a mesma equipe, o que permite que mais convênios sejam assinados.

Entre em contato conosco

FALE CONOSCO:

Geraldo Streck Gerenciamento de Imagem e Informação Ltda

CNPJ: 94.007.697/0001-76

Rua Pedro Chaves Barcelos, 87
Auxiliadora, Porto Alegre, RS

Cep: 90450-010


mgsii@mgsii.com.br


T: 51-3327-2000
Whats: 51-984173874

 

© 2020 por MGS Imagem e informação