Caso de sucesso da solução de conciliação automática

de faturas . 

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Quem

A Buffon iniciou suas atividades na comercialização de combustíveis em 1990.
Com muito trabalho, ousadia e seriedade no que faz, reinvestindo os resultados no próprio negócio, foi conquistando seu espaço nos mercados gaúcho e catarinense. Hoje, com um escritório central em Canoas – RS, e 87 unidades distribuídas estrategicamente em várias cidades, é uma das maiores redes de postos de combustíveis do país.

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Onde

Canoas, Rio Grande do Sul

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Segmento

Varejo

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O desafio

Vender combustível a prazo, através de convênios de abastecimento, acaba sendo um bom negócio para um posto de combustíveis ou uma rede de postos como a Comercial Buffon. Apesar de levar um pouco mais de tempo para receber o valor da venda, praticamente não há incidência de nenhuma taxa sobre o pagamento, como ocorre no caso das vendas por cartão de crédito. Mas, conforme o volume das vendas a prazo aumenta, administrá-las se torna uma atividade complexa e trabalhosa. O processo de conferência, que era feito de forma manual, tinha de fazer o batimento de todos os recibos assinados em papel com a respectiva fatura no sistema (ERP). 

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Quando o volume de recibos de abastecimento gerados em papel, por dia, se aproximou de 35 mil, o setor de faturamento da rede Buffon mobilizava uma equipe de 10 pessoas e precisava  de muito tempo para conseguir fechar um período de faturamento, para só então poder organizar, separar, envelopar e enviar pelo correio as fatura e os comprovantes, para que cada cliente pudesse fazer a sua conferência e então realizar o pagamento da sua fatura.

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Além de ser trabalhoso e demorado, o processo de conferência manual possibilitava falhas e riscos, como, por exemplo, a perda ou o extravio de recibos durante a transferência de malotes entre os postos e a matriz, o que poderia causar atraso no recebimento de determinada venda ou até mesmo o prejuízo financeiro, ou o desgaste no relacionamento com o cliente.

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A Solução

O software Neutron foi implantado no departamento de faturamento da rede de postos Buffon.

O Processo de conciliação dos recibos de abastecimento das vendas a prazo de combustível com suas respectivas faturas foi totalmente automatizado. Também foi incluído um código QR com um valor único na via do recibo que o motorista assina no caixa do posto, no momento da compra. Esta mudança ocorreu no software de gestão da empresa (ERP), que neste caso é o Autosystem, da Linx.

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Os recibos passaram a ser digitalizados em scanners profissionais, com capacidade de digitalizar até 100 recibos por minuto. Enquanto cada recibo é capturado pelo scanner, o software Neutron faz a leitura do valor contido no código QR, faz a indexação automática de cada recibo e envia as imagens para o portal do Neutron, na nuvem, onde os recibos ficam armazenados, aguardando até que a respectiva fatura seja gerada pelo Autosystem. Através de uma integração entre o Neutron e o ERP, os dados são conciliados e os clientes são notificados por e-mail, em tempo real, avisando que a fatura, juntamente com o respectivo boleto, DANFE e recibos já estão disponíveis para consulta no portal. 

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Os resultados

- Redução do tempo total gasto no processo;

- Redução dos prazos de fechamento;

- Antecipação dos recebimentos;​

- Pesquisa de todos os documentos (recibos, DANFE, Boleto e NF) através de uma interface única;

- Interface web e mobile, permitindo a pesquisa de documentos através de tablets e smartphones;

- Disponibilização dos documentos através do portal ou por e-mail.

- Aumento da capacidade de produção: com a implantação do Neutron, foi possível processar mais documentos de venda com a mesma equipe, o que permite que mais convênios sejam assinados.