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Tenha controle total sobre os processos com documentos de pessoas do RH da sua empresa

O departamento de Recursos Humanos, assim como muitos outros, depende de processos que são controlados por documentos, para que o trabalho seja realizado. Vamos pegar o exemplo dos contratos de trabalho, que devem ser lidos e assinados por novos funcionários durante o processo de integração. Em um escritório baseado em papel, esse processo exige que alguém garanta que o contrato tenha sido preparado com precisão, impresso, assinado pelo funcionário, recebido pelo RH e devidamente arquivado. Embora o contrato de trabalho seja uma parte essencial da integração de um novo funcionário, não significa que você tenha que gastar horas do seu tempo para concluir esse processo no papel.

A Plataforma Neutron para Gestão de Pessoas e processos de RH é um software para gestão e controle de documentos e processos. Este software permite a criação de pastas lógicas, individuais, para cada colaborador da empresa, de tal forma a se tornar um repositório eletrônico único e centralizado, de todos os documentos de pessoas; permitindo automatizar e acompanhar o andamento de processos.

Problemas comuns de processos de RH com base em papel

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CASO DE SUCESSO

Veja como a rede Zaffari agilizou o seu processo de contratação de pessoas.

Neutron ECM

Implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) é o primeiro passo para recuperar o tempo dos profissionais de RH. O software Neutron ECM digitaliza os documentos de uma organização e os centraliza em um repositório eletrônico, tornando-os facilmente pesquisáveis e rastreáveis. Veja algumas características importantes do software Neutron que podem ajudar os gerentes de RH a entender como ele pode atender às suas necessidades.

Automação de processos de RH

O software Neutron oferece aos gerentes de RH a capacidade de automatizar os processos de negócios, roteando automaticamente documentos e formulários para as revisões e aprovações necessárias. A automação das tarefas administrativas visa aumentar a produtividade e gerar tempos para que o profissional de RH se dedique a execução de tarefas críticas. Essas tarefas incluem arquivar documentos, criar novas pastas e transferir documentos entre funcionários, gerentes de contratação e outros. A automação também elimina a necessidade de tarefas específicas em papel, como fotocópias e coleta de assinaturas manuscritas.

Formulários eletrônicos

O software Neutron possibilita aos profissionais de RH a capacidade de criar formulários eletrônicos para capturar e encaminhar informações para os departamentos ou partes interessadas relevantes. Os formulários eletrônicos eliminam o papel desde o início e usam recursos como listas suspensas e instruções específicas de campo para garantir que os dados sejam completos e precisos.

Certificação digital

Poder utilizar assinatura digital é fundamental para se ter processos ágeis em sua empresa. O Software Neutron utiliza tecnologia de ponta como forma de garantir que um documento atenda a legislação vigente e as características necessárias para a sua validade. Atualmente, o Brasil conta com uma legislação específica para o uso da certificação digital nos documentos corporativos, permitindo, inclusive, o descarte de documentos em papel.

Capacidade de Integração

Para facilitar o fluxo contínuo de informações, o software Neutron pode se integrar facilmente às principais tecnologias de uma organização, incluindo o sistema ERP. As integrações permitem que os usuários pesquisem, recuperem e trabalhem com informações em um aplicativo, economizando tempo e reduzindo os custos com treinamento.

O software Neutron também possui recursos de automação de processo fáceis de usar e intuitivos. Se um sistema é fácil de usar, é mais provável que ele seja adotado rapidamente, permitindo que as organizações colham os benefícios antes.

O software Neutron é uma das melhores soluções de ECM do mercado brasileiro, oferecendo modelos de processos pré-criados para processos comuns de RH, como requisição e aplicação de tarefas, integração de novos contratados, notificação de status de funcionários e outros modelos de processo pré-configurados, para que as empresas possam parametrizar e implantar imediatamente a solução, se beneficiando das melhores práticas recomendadas e e utilizadas pelo mercado.

Plataforma de RH

Alguns processos de RH que podem ser automatizados

Recrutamento de funcionários
Armazene automaticamente os formulários recebidos de candidatos as vagas abertas em seu portal dentro de um repositório do ECM e atribua à um recrutador para revisão.

Integração de funcionários
Envie acordos de confidencialidade, isenções e outros formulários para usuários do Neutron ou para um portal, onde pessoas externas à organização poderão assinar documentos.

Notificação de alteração do status do funcionário
Envie uma notificação para alterar o título, departamento, supervisor, status de isenção / não isenção de um funcionário, etc. O formulário é encaminhado para os recursos humanos para revisão e aprovação.

 


Alguns benefícios:

- Maior produtividade devido a tempos de processamento mais rápidos e compartilhamento de informações.

- Custos reduzidos de armazenamento, impressão e correio associados a ambientes de trabalho baseados em papel.

- Diminuição dos erros de entrada de dados e arquivos perdidos ou extraviados associados ao processos manuais.

- Taxas mais baixas de rotatividade de funcionários, devido a maior satisfação com a agilidade e precisão nas respostas às solicitações dos funcionários.

- Risco reduzido de multas por não conformidade.

- Melhor suporte ao crescimento organizacional por meio de contratação e custos operacionais mais enxutos.

 

- Mais tempo para funções de gerenciamento de pessoas, como:


• Analisar dados de RH para tomar decisões comerciais inteligentes.
• Capacitar gerentes, funcionários e candidatos a emprego, tornando as informações mais disponíveis.
• Ficar à frente dos concorrentes com uma cultura atraente da empresa.
• Colaborar com executivos para recrutar, treinar e reter os melhores talentos.

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