Armazenar o XML da nota fiscal é obrigatório por lei. Ela determina que o contribuinte precisa guardá-la por 5 anos para apresentar à Receita Federal se for necessário, sob pena de multa. Mas como armazenar o XML de nota fiscal? Indexar manualmente os arquivos é trabalhoso e sujeio a erros. 

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Evite multas. Cumpra as obrigações sem complicações e sem burocracia.

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Emitir suas notas fiscais eletrônicas com um sistema homologado, não significa que você está totalmente adequado à legislação. O Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações preveem algumas obrigações acessórias à NF-e, dentre elas:

Cláusula 7 - § 7º Deverá, obrigatoriamente, ser encaminhado ou disponibilizado download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso:
I - ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;

II - ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.

Cláusula décima: O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

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O software Neutron oferece a possibilidade de automatizar esse processo. 

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Empresas que emitem diariamente grandes volumes de notas fiscais, são geradoras de grandes volumes de arquivos XML. Localizar um arquivo XML específico dentre alguns milhares pode ser uma tarefa difícil. Para facilitar a localização, os arquivos devem ser indexados. O problema é fazer a indexação manual de grandes volumes de arquivos. 

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Através de uma inteligência artificial, o software Neutron lê o conteúdo dos arquivos XML das NF-e e indexa automaticamente os documentos. Esta inteligência automatiza o processo e permite a consulta dos arquivos através de diversos índices de pesquisa. Por exemplo: CNPJ, série, número da nota fiscal, razão social, chave de acesso, data e valor total.

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