Como o maior sistema de saúde no Sul do País e cobertura em todas as micro-regiões do Rio Grande do Sul, a Unimed gera documentos nos mais diversos pontos daquele Estado. Para solucionar as questões referentes a essa situação, foi implantado um sistema híbrido de gerenciamento de documentos com acesso via Internet e digitalização a partir dos locais onde são gerados os documentos.

Viabilizando tudo isso está uma rede de comunicação que trafega imagens à noite e dados e voz durante o dia. Isso significa que a documentação produzida durante o dia, em qualquer um dos 30 pontos, é atualizada e fica disponível para consulta via web na noite seguinte.

Todos os documentos gerados e recebidos na Unimed são digitalizados por 30 escaners, indexados e transferidos para um servidor seguro. Uma vez disponíveis, as imagens são microfilmadas, sendo que esse processo é realizado dentro da própria Unimed. A indexação dos microfilmes é feita automaticamente e reside no mesmo banco de dados das imagens. Ao acessar um documento, o usuário pode acessar as imagens e também receber informações da posição dos fotogramas.

Apesar da sofisticação do sistema, ele é simples e faz parte do dia-a-dia das operações já existentes na empresa. Mais de 120 pessoas foram treinadas para utilizar o sistema. Com ele, a Unimed garante vantagem competitiva através do acesso web a qualquer documento em poucos segundos, mas com segurança da preservação dos documentos pela microfilmagem. Dentre tantos benefícios estão acesso, controle e registro de documentos, destruição dos originais microfilmados, redução de espaço físico, preservação dos documentos, intercâmbio de documentos, mais agilidade no atendimento, maior satisfação do usuário e liberação segura dos procedimentos médicos.

As fornecedoras da solução foram a MGS e Kodak.