Digitalização de documentos do consumidor agregou velocidade e permitiu a centralização da análise de crédito, otimizando os recursos e reduzindo riscos.

Com 207 unidades em todo o país, a rede de vestuário Lojas Marisa prepara agora um novo esquema de captura distribuída e centralização dos documentos relacionados e Recursos Humanos e Contas a Pagar. A iniciativa é um desdobramento do projeto iniciado em meados de 2007, quando foram instalados scanners Kodak nas lojas, para captura dos documentos necessários à abertura de crédito ao consumidor e financiamentos. Mais do que reduzir os prazos e custos da postagem desses documentos, a tecnologia agregou eficiência e segurança aos processos. “Não bastaria só a captura distribuída. É preciso ter certeza de que os documentos entrem de forma correta. Na aplicação de entrada dos documentos, só são aceitas as operações feitas dentro dos parâmetros”, descreve José Antônio Galves Junior, coordenador de projetos. “Na Região Norte, os documentos levavam até 8 dias para chegar por malote à central, em São Paulo, e caso houvesse erros, gastava-se mais tempo ainda”, menciona.

Através da emissão do seu próprio cartão (private label), a Marisa oferece crédito direto ao consumidor (CDC) e outros serviços financeiros. Ao mesmo tempo em que a competição no mercado de produtos ao consumidor impõe a necessidade de aumentar o tempo de resposta, a análise de crédito torna-se um fator mais crítico. Nesse sentido, a transmissão eletrônica de documentos facilita a entrada de informações nos sistemas de aprovação de crédito. Mais importante ainda é a otimização da produtividade e da precisão dos profissionais de análise de risco, um recurso que passa a ser consolidado e compartilhado por toda a rede de lojas. “Na aplicação de captura, há mecanismos que dão certeza de que se pegaram as informações corretas. Se os parâmetros não forem respeitados, o processo é corrigido exatamente no ponto em que ocorre o erro e essa falha não segue adiante”, descreve Galves.

Segundo Cássio Vaquero, gerente comercial de Document Imaging da Kodak, a combinação de competitividade na venda a crédito com as exigências de controle de risco é um desafio não apenas para o setor de Varejo, mas também a indústrias, operadoras de telecomunicações e outras companhias. “Quanto mais rápida for a análise, maior a chance de conceder ou negar o crédito na hora em que surge a oportunidade de negócio”, resume. Ele acrescenta que o projeto das Lojas Marisa ensina procedimentos que reduzem significativamente os riscos de fraude. “A digitalização é feita com o documento original e segue parâmetros de qualidade e fidelidade. Há ainda mecanismos que impedem que se altere a configuração dos scanners distribuídos”, acrescenta Galves. “Mais do que a agilidade, tivemos um impacto positivo na produtividade com o processo certo”, avalia.

OBJETIVIDADE
Apesar do impacto operacional e financeiro da adoção da tecnologia, Galves enfatiza que a organização buscou uma solução simples, que não aumentasse a carga sobre a infra-estrutura de telecomunicações e TI. “Logo no início, procuramos evitar criar uma Caixa de Pandora. É duro comprar uma ferramenta, gastar tempo, envolver pessoas e não obter os resultados”, constata. “Um sistema completo de GED ou ECM não nos seria interessante. Se agregássemos muitos processos, perderíamos a objetividade. Nossa abordagem, junto aos parceiros, permitiu um resultado rápido, criou um padrão e agora se estende a outras áreas da empresa”, descreve.

Nas lojas, as novas unidades já começam a operar com um kit montado pela Marisa junto à Kodak. Atualmente, a facilidade de captura de documentos está sendo disponibilizada ao setor de Recursos Humanos, pois as entrevistas, seleção e admissão de funcionários são feitas em várias localidades do país.

A configuração da rede de captura de documentos, assim como o software e os procedimentos, foi depurada em um projeto-piloto com 170 lojas. Hoje, as Lojas Marisa, trabalham com scanners I1220 e o sistema é operado por cerca de 400 usuários em todo o país. “Para que nossas soluções atendam as expectativas na medida certa, nossa oferta é precedida de teste e homologação em condições reais. Ainda assim, a atenção pós-venda é fundamental para tornar o projeto uma referência”, diz Vaquero, da Kodak.

Galves explica que, além de controlar a captura, o software faz uma fragmentação dos arquivos. Assim não foi necessário nenhum investimento extra na infra-estrutura de telecomunicações. Por enquanto, as imagens são guardadas nos próprios servidores do data center da Marisa. Em cerca de dois anos, deverão ser instaladas unidades dedicadas de armazenamento, pelo aumento de volume de dados. “Em 2009, esperamos processar cerca de 10 milhões de imagens”, estima.

A estratégia de investir na melhoria de processos nas áreas em que o retorno é mais visível e relevante – no caso as operações de crédito – contribui para a adesão pelas áreas de negócios. Com o sucesso da iniciativa, todavia, setores de back office, também altamente dependentes de fluxo de documentos, viram uma solução prática e eficaz para seus gargalos, como ocorreu com o setor de RH. O passo seguinte é estender ao Jurídico, para centralizar as notificações que chegam às lojas. “Já vimos como é possível fazer a captura distribuída, de forma correta e com crítica em tempo real”, afirma Galves.

Por Vanderlei Campos,
Revista DOCUMENT MANAGEMENT.

03/02/2009