| A Unisul é a única do Sistema Acafe com um projeto de gerenciamento eletrônico de documentos que abrange toda produção documental. Trata-se do projeto Documentar, que visa à disponibilização rápida, integral e inteligente da informação documental da Universidade, por meio do gerenciamento eletrônico de documentos, assegurando a qualidade dos serviços de arquivamento. Segundo a responsável pelo Arquivo Central da Unisul, professora Vera Lúcia da Rosa, desde que o projeto foi apresentado à Câmara de Tecnologia da Informação e Câmara de Administração da Acafe, o “Documentar” vem sendo tratado como referência na área e despertando a atenção de universidades.
Na última sexta-feira (31/8), a universidade recebeu visita de profissionais da Univille e nessa segunda-feira (3/9), de profissionais da Unesc. Para Marlene Feuser Westrupp, coordenadora da Biblioteca e Arquivo da Univille, a imagem que se tem de arquivo muda completamente ao visualizar o da Unisul.
“O trabalho realmente merece elogios pelo cuidado e disponibilização dos documentos, digitalização, espaço físico, experiência e logística”, comenta Westrupp, que ainda acrescenta: “A Unisul está na frente e com certeza esse é um modelo a ser seguido”.
A Comissão da Unesc, formada pela Secretário Acadêmica, Elisabete Antunes Milanez e a assessora Lorete Tasca Marcos, veio buscar em sua visita principalmente a questão da reestruturação dos arquivos corrente, permanente e intermediário, além da digitalização.
“Já conhecíamos o projeto na teoria, pois a Vera já foi à Unesc apresentá-lo. Agora pudemos visualizá-lo e conferir a eficiência e organização”, comenta Elisabete.
O processo de digitalização de documentos é relativamente novo e é preciso conhecer a legislação. Para Elisângela Maria do Prado Bruno, responsável pelo setor de Diplomas da Univille, a digitalização de documentos exige capacitação.
“Precisamos conhecer para saber o que podemos ou não fazer”, comenta.
Marlene concorda e acrescenta que há uma carência de cursos na área.
“Ainda não se dá a devida importância à questão do documento, arquivo. A Unisul está na frente e nós estamos buscando”.
Para as profissionais da Unesc, para implementar o projeto o ideal seria uma assistência de um profissional gabaritado.
“Precisamos de alguém que quebre os paradigmas, alguém com fundamentação”, comenta Elisabete.
A professora Vera, do Arquivo da Unisul, confirma essa necessidade.
O PROJETO
A primeira etapa do projeto, que começou em 2004 e deve ser finalizada ainda este ano, é a área acadêmica. E foi em julho de 2005 que realizou-se, no Campus Tubarão, a primeira matrícula digitalizada. Em agosto, iniciou-se a digitalização da documentação acadêmica acumulada. Um dos objetivos do projeto é a transformação da documentação produzida em suporte papel em documentação eletrônica. O Projeto Documentar começou tímido com um objetivo pontual, mas transformou-se em um grande Programa de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e está sendo transformado em processo, como explica a coordenadora do projeto professora Vera Lúcia da Rosa.
Em 2008 começa a segunda etapa, que é a parte de documentação da área administrativa.
“O projeto prevê toda a transformação da documentação produzida em suporte papel nas áreas administrativa e acadêmica em documentação eletrônica”, acrescenta.
A documentação em suporte eletrônico agiliza as consultas, garantindo acesso à informação documental em todos os Campi da Unisul.
“Isso facilita a disponibilização e acesso a informação”, diz a coordenadora Vera Lúcia da Rosa. |
