Ganhar as causas para os clientes sempre foi o maior objetivo do escritório de advocacia paulista Velloza, Girotto e Lindenbojm -- mas o desafio não parava aí. Encerrado o processo, era preciso arquivar uma montanha de papéis que, até outubro do ano passado, somava quase 2 milhões de folhas impressas, armazenadas numa sala de 50 metros quadrados. "O desperdício não era só de espaço, mas também de produtividade", diz Patrícia Boaski, coordenadora do setor de contestação tributária do Velloza. A situação melhorou quando a empresa adotou uma tecnologia de gestão de informações que vem sendo cada vez mais empregada entre pequenas empresas -- o gerenciamento eletrônico de documentos, também conhecida como GED. Nesse sistema, espécie de armário inteligente virtual de arquivos, a papelada é escaneada, gravada e administrada na tela do computador. E os documentos que já nascem no formato eletrônico são organizados de modo que seja possível saber quais mudanças foram feitas em cada um, quando e por quem. "Com o GED, o ganho de produtividade no trabalho foi de mais de 100%", diz Patrícia. "E pudemos usar a sala da papelada para acomodar um grupo de estagiários."

Muitas outras pequenas e médias empresas brasileiras vêm recorrendo ao GED para livrar-se de pilhas de documentos e, ao mesmo tempo, tornar mais eficiente o acesso às informações que movem seus negócios. Embora não seja uma ferramenta totalmente nova, só recentemente seu custo tornou-se acessível a companhias menores. Até há bem pouco tempo, um modesto projeto de digitalização e classificação de arquivos não saía por menos de 100 000 reais. Hoje é possível encontrar soluções adaptadas à realidade dos pequenos e médios empreendedores a partir de 6 000 reais -- ou até menos, dependendo do caso.