Esta nova gestão de documentos irá modernizar e otimizar os processos internos e de intercâmbio do Sistema Unimed, tornando nossa organização mais atualizada, segura e competitiva, com as práticas do mundo atual e conseqüente economia na execução destes processos.

Uma nova cultura na gestão dos documentos está sendo desenvolvida. A microfilmagem é um dos processos da nova Gestão de Documentos, considerado pelos consultores como o de melhor domínio. Porém são quatro as diretrizes iniciais do Programa, conforme definição a seguir:

Digitalização de documentos por meio de scanners: Consiste basicamente na transformação de um documento de papel para meio digital. Os scanners são responsáveis por esta tarefa.

Microfilmagem de documentos: A microfilmadora e o laboratório de revelção irão gerar os rolos de filmes com as imagens dos documentos, a partir das digitalizações feitas pelos scanners. Cada rolo de filme armazena em média 15 mil documentos.

Gerenciamento eletrônico de documentos por meio de sistema GED: O Sistema GED é a ferramenta que permite acessar através do computador, de qualquer lugar, os documentos digitalizados e arquivados pela Singular.

Certificação digital: Este conceito de assinatura eletrônica de documentos está se difundindo entre as empresas brasileiras. Sua aplicação resulta em gerar, de agora em diante, a maior quantidade possível de documentos na forma eletrônica, sem necessidade de impressão. Igualmente aos documentos escaneados, estes, também serão armazenados e acessados pelo Sistema GED.

Os trabalhos para otimização e padrozinação dos processos está sendo realizado em comitês de inteligência, por áreas específicas, na seguinte seqüência: Contas/Intercâmbio, Contábil, Comercial, Recursos Humanos e Operacional.